仕事をしていると「こんな資料必要なの？」と感じる事が多くあります。
依頼されて資料を作っているときは特にそうなりがちです。
しかし会社員である以上、指示系統の上位からの依頼はこなす必要がありますので、「嫌だからやらない」とはいきません。
ですので、資料作りの際の心持ちを変えて、少しでも心を穏やかにする考え方をお伝えします。
資料の受取手を想像する
当たり前の話ですが、なかなかできていない事が多いのではないでしょうか。
例えば、その業界に精通している人と、新入社員や派遣社員の方に伝える為の資料は異なります。
また、社内用と顧客用でも異なります。
受け取り側の立場を考えれば、書かなければならない事、つまり望まれている内容を想像や予測をする事ができます。
そうすると、資料の作成の流れもはっきりしてきますので、悩む事が減ります。
その資料は自分の身を守ることになる
いわゆる言った言わない問題を回避する為にも、資料に残す事が重要になります。
特に立場の弱い取引先側の場合は、顧客から強引に過去の取り決めを捻じ曲げられる事が大なり小なり存在するのが事実です。
反論するのに議事録でもいいのでは？と思うかもしれませんが、MTGに資料がなく議事録に「顧客・客先了解」だけ残っていても、どの項目のどういた条件に対して承認されたかが残りません。
こういった事象を頭の片隅に入れていると、どういった情報を資料に入れなければならないかがおのずと出てくる様になります。
残念ながら資料を作ることから逃れる事はできませんが、それを苦痛に感じづらくする事はできます。
皆さんも自分なりの考え方を持てる為の一助になればと思います。
